Qué datos no compartir con ChatGPT en el trabajo: guía y normas para tu equipo

No compartas con ChatGPT datos que identifiquen a una persona (nombre completo, DNI, teléfono, dirección, imágenes), información sensible (salud, finanzas, contratos) ni información confidencial de tu empresa, de tu plantilla o de tus clientes. Es lo que recomienda la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que propone describir un caso ficticio en lugar del real.

Esta guía es para quien dirige un equipo y quiere una respuesta práctica: qué datos dejar fuera, qué cambia según el tipo de cuenta y qué normas de uso escribir. Las fuentes están revisadas el 11 de noviembre de 2026.

¿Qué datos no deberías compartir con ChatGPT?

Ninguno que permita saber de quién se habla ni nada que tu empresa deba mantener en reserva. En su decálogo «Cuidado con lo que le confIAs», publicado el 27 de enero de 2026, la AEPD cita expresamente estos:

• Datos personales: nombre completo, dirección, número de teléfono, DNI o NIE e imágenes de personas.
• Información delicada o sensible: detalles médicos, financieros o contractuales, geolocalización o estancias en determinados lugares.
• En el trabajo: nada que revele datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes. La AEPD recuerda que hay que seguir las políticas de información y seguridad de cada organización.

Un artículo del blog del Laboratorio de la AEPD añade un aviso importante: aunque no haya ni un solo dato personal, puede haber un problema de confidencialidad. Precios, márgenes, proveedores, estrategia comercial, licitaciones, código fuente o auditorías de seguridad no identifican a nadie, pero pueden ser secretos de empresa.

Esta tabla resume cómo tratarlos, según la clasificación de usos que propone ese mismo artículo:

¿ChatGPT usa lo que escribes para entrenar sus modelos?

Depende de la cuenta. Según el centro de ayuda de OpenAI, en los planes para particulares (Free, Plus y Pro) OpenAI puede usar tu contenido para entrenar sus modelos, salvo que lo desactives. En ChatGPT Business, Enterprise y Edu, y en su API, no lo usa de forma predeterminada.

Hay dos matices que conviene conocer:

1. El pulgar arriba o abajo cuenta. En los planes individuales, si valoras una respuesta, OpenAI puede usar toda esa conversación para entrenar, aunque hayas desactivado el entrenamiento.
2. El chat temporal no es un borrado inmediato. No aparece en tu historial ni se usa para entrenar, pero OpenAI puede conservar una copia hasta 30 días por motivos de seguridad. Si lo guardas, pasa a ser un chat normal.

¿Basta con desactivar el entrenamiento?

No. Que tus datos no se usen para entrenar no significa que puedas pegar cualquier cosa. El artículo del Laboratorio de la AEPD recuerda que introducir información en una herramienta de IA no es un acto neutro: puede ser un tratamiento de datos personales o una comunicación a un tercero.

También señala que no todas las modalidades son iguales. Una cuenta gratuita que cada persona abre con su correo personal no equivale a una cuenta de empresa con garantías en el contrato y controles de administración. Si la herramienta va a tratar datos personales por cuenta de tu empresa, hay que revisar el contrato con el proveedor según el artículo 28 del RGPD: qué datos trata, durante cuánto tiempo, dónde y con qué seguridad. Para eso, consulta a tu delegado de protección de datos o a tu asesoría.

¿Cómo pedirle algo a ChatGPT sin darle datos?

Quita lo que identifica, quédate con lo necesario y describe el caso en general. La AEPD propone describir un caso ficticio, y el principio de minimización que cita su Laboratorio es claro: si basta con un fragmento sin nombres, no se sube el expediente completo.

1. Busca lo que identifica: nombres, correos, teléfonos, DNI, direcciones, matrículas, imágenes y también el cargo, la fecha o el centro de trabajo.
2. Sustitúyelo o elimínalo: usa marcadores como [CLIENTE] o [IMPORTE]. Ojo: según el Laboratorio de la AEPD, cambiar «Juan» por «X» no siempre anonimiza si el resto de detalles delatan a la persona.
3. Pega solo el fragmento que necesitas, no el documento entero. Un PDF que parece anonimizado puede conservar metadatos.
4. Revisa la respuesta. La IA puede completar o inventar datos con mucha seguridad. Compruébala antes de usarla.

Estas peticiones (prompts) son ejemplos para copiar. Cambia lo que va entre corchetes, pero sin poner datos reales: los nombres y cifras de verdad los completas tú después, en tu correo o documento.

Ejemplo 1. Responder a un cliente sin darle sus datos a la IA

Escribe una respuesta educada a un
cliente que se queja de un retraso
de [número] días en un pedido. Usa
[NOMBRE DEL CLIENTE] y [NÚMERO DE
PEDIDO] como marcadores, que yo los
completaré. Tono cercano y sin
prometer plazos.

Ejemplo 2. Pedir criterio sobre un caso sin contarlo con detalle

Te describo una situación general,
sin datos reales: [explica el caso
en dos o tres frases, sin nombres,
cifras ni lugares]. ¿Qué preguntas
debería hacerme antes de decidir?
Dímelas en una lista corta.

Ejemplo 3. Borrador de normas de uso para tu equipo

Redacta un borrador de normas de uso
de la IA para una empresa de
[sector] con unas [número] personas.
Organízalo en: herramientas
permitidas, datos que no se pueden
introducir, usos que necesitan
autorización, cómo revisar los
resultados y a quién consultar.
Máximo una página.

El tercer ejemplo da un punto de partida, no una política lista. Revísala con quien lleve la protección de datos en tu empresa.

¿Qué normas de uso de la IA debería tener tu empresa?

Unas que se entiendan y respondan a preguntas concretas. Según el Laboratorio de la AEPD, prohibir por prohibir suele empujar el uso a la clandestinidad. Propone, en cambio, identificar los usos, autorizar los razonables, prohibir los peligrosos y formar a quien usa las herramientas.

Las normas deberían responder, como mínimo, a esto:

1. Qué herramientas se pueden usar y con qué cuenta, personal o de empresa.
2. Qué datos no se pueden introducir nunca.
3. Qué usos necesitan autorización.
4. Cómo anonimizar antes de pegar un texto.
5. Cómo revisar lo que responde la IA antes de usarlo.
6. A quién consultar cuando haya dudas.
7. Qué hacer si se ha pegado algo que no se debía.

El primer paso es reconocer la realidad: lo más probable es que alguien de tu equipo ya use la IA. Un inventario sencillo (qué herramientas, quién, para qué y con qué datos) te dice por dónde empezar.

¿Cómo empezar con tu equipo?

Con una sesión práctica que deje las normas por escrito. Es lo que trabaja «IA segura en tu trabajo», la primera etapa de Kibo Enterprise: 3 horas para toda la plantilla (hasta 20 personas), presencial en tu empresa u online en directo. Se ve qué es la IA, qué datos se pueden usar con ella y cómo comprobar lo que responde.

Cada persona sale con un certificado, y la empresa, con el registro de la formación y unas normas básicas de uso. Cuesta 470 € por sesión (sin IVA). Escríbenos y te decimos por dónde entrar.

¿Lo usas por tu cuenta? En nuestra guía de NotebookLM explicamos qué no subir a esa herramienta. Y si quieres un método para pedir mejor a la IA, haz el test de Kibo: 8 preguntas, 2 minutos.